Les chefs de projet sont habitués à l'utilisation d'un diagramme de Gantt pour organiser et planifier les tâches à mener.
Cet outil n'est pas compliqué à utiliser et demeure bien utile, y compris pour de petites actions.
Si vous n'êtes pas familiers avec cette approche, vous trouverez dans ce guide les points essentiels à son utilisation ainsi qu'en toute fin de dossier, un exemple concret de diagramme de Gantt .
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt et à quoi sert-il en gestion de projet ?
Inventé par Henry Gantt en 1910, cet outil facilite la planification de projet en représentant les tâches d'un projet par des barres horizontales sur un graphique.
Pour quelle utilité ? C'est très simple. Comme nous l'avons vu en introduction, il simplifie l'organisation, la planification et le suivi des tâches .
Plus précisément, il permet de :
- maîtriser l'enchaînement des tâches, surtout lorsque certaines activités sont conduites en parallèle
- connaître le délai de chaque étape clé
- Poser des jalons pour valider les étapes
- affecter et gérer les ressources (humaines, budgétaires, matérielles...)
- visualiser les tâches à mener
- suivre l'avancée du projet et le piloter au regard des délais planifiés de manière globale ou bien individuelle
- estimer l'impact d'un retard sur la date de fin et les autres tâches
Cette démarche délivre tout son potentiel pour des projets complexes composés d'innombrables tâches imbriquées. Il reste néanmoins tout aussiintéressant à utiliser pour des projets plus simples.
Pratique
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Comment construire le diagramme ?
Préparez vos données dans un tableau en utilisant Excel ou bien en les saisissant directement dans un logiciel dédié.
Voici les étapes à suivre :
Définir les tâches du projet et les jalons
Partez des grandes étapes en les décomposant en petites tâches. La difficulté est de trouver la bonne échelle. Ni trop précis, ni trop large. Choisissez les jalons : en fonction des livrables en fin d'étape et des événements validant la continuation ou l'arrêt du projet. Voir la méthode de découpage de projet WBS (ou organigramme de tâches), pour rendre ce travail encore plus rigoureux. Organisez-les par ordre chronologique.
Estimer la durée des tâches
Le temps prévu pour chaque intervention est une donnée importante pour la planification. Choisissez l'unité la plus pertinente : heure, jour, semaine... suivant le projet et conservez la même référence pour l'ensemble du tableau.
Identifier les interactions entre chaque activité
Certaines tâches ne peuvent être menées qu'après la fin ou le début d'une autre (on parle de "tâches séquentielles"). Par ailleurs, d'autres sont traitables en parallèle. Il convient donc d'identifier les dépendances. Il s'agit de la phase d’ordonnancement.
4 types de dépendance
Fin à fin (FF) : les 2 tâches doivent se terminer en même temps
Fin à début (FD) : une tâche ne peut débuter que lorsque la précédente sera terminée.Il s'agit du mode d'enchainement standard.
Début à fin (DF) : une tâche ne peut pas se terminer tant que la précédente n'a pas démarré.
Début à début (DD) : une tâche ne peut débuter que si la précédente a démarré
Affecter les ressources
Définir les ressources aussi bien humaines que matérielles affectées à chaque tâche. Cette donnée est utile lorsqu'il est nécessaire d'effectuer un suivi précis de l'allocation des ressources. Ou bien simplement afin de savoir qui fait quoi.
Pour des projets plus complexes, l'utilisation en amont de la méthode PERT s'impose pour lister les tâches, définir les dépendances, prendre en compte les contraintes...
Exemple d'un Gantt
Pour illustrer la méthode, voici la planification des différentes étapes pour créer un site internet. Nous avons volontairement réduit le processus et pas mentionné les ressources, les jalons, l'objectif étant de rester simple.
NOUVEAU
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Tableau avec les tâches, leur durée et les dépendances
| Etapes | Tâches | Durée (en jours) | Dépendances |
| Choisir un prestataire | A - Définir le budget | 1.5 | |
| B - Elaborer le cahier des charges | 8 | A (FD) | |
| C - Pré-sélectionner les prestataires | 2 | B (FD) | |
| D - Consulter les candidats | 15 | C (FD) | |
| E - Arrêter le choix du prestataire | 2 | D (FD) | |
| Développer le site | F -Réaliser les maquettes du site | 3 | E (FD) |
| G -Développer les fonctions | 10 | F (FD) | |
| H -Réaliser l'intégration graphique | 8 | G (DD) | |
| I - Tester et Valider le site | 2 | G,H (FD) | |
| J - Mettre le site en ligne | 1 | I (FD) | |
| Produire le contenu | K - Définir qui rédige quoi | 1 | J (FD) |
| L - Créer le contenu | 3 | K (FD) | |
| M - Valider et saisir le contenu sur le site | 2 | L, I (FD) | |
| Lancer le site en interne | N - Présenter le site en interne | 2 | J (FD) |
L'activité "Saisir le contenu du site" dépend de 2 tâches (type FD). En effet, la saisie ne peut se faire que lorsque le site est validé et que le contenu est rédigé. L'étape "Réaliser l'intégration graphique", quant à elle, début en même temps que "Développer les fonctions". Les intégrateurs doivent à l'évidence se coordonner avec les développeurs. Il s'agit d'une dépendance de type DD.
Le Graphique avec les ressources
Les barres en rouge représentent le chemin critique. Il s'agit des étapes clés pour lesquelles un dérapage a pour conséquence de retarder le projet.
Les logiciels pour créer votre diagramme de Gantt
Oubliez le papier ! L es outils d'aujourd'hui facilitent grandement le travail !
Vous trouverez sur internet des aides pour utiliser Excel. Ce n'est pas la solution la plus facile, mais si vous êtes férus de la suite Office, vous trouverez votre bonheur.
Il existe des applications dédiées (souvent gratuites), plus accessibles, comme Gantter for google drive , qui vous permettent très rapidement de créer votre planning.
Des solutions complètes en ligne, plus évoluées, intègrent la création d'un Gantt parmi d'autres fonctionnalités dédiées au travail collaboratif. Smartsheet par exemple. En local, sur votre ordinateur, vous pouvez vous tourner vers des logiciels libres comme GanttProject .
Ces logiciels sont très pratiques, voire indispensables, pour définir les dépendances entre les tâches, réaliser des simulations, mesurer les impacts d'un retard, etc. et ce, en quelques clics.
